76 tips om uw evenement duurzaam te maken

Links of rechts om: een evenement is vervuilend. Reizen, eten, logistiek, stroom, de lucht wordt er niet schoner van. Maar dat neemt niet weg dat het vaak heel eenvoudig is om die vervuiling te reduceren. Hierbij 76 aanknopingspunten om een begin te maken met uw duurzame evenement of congres.

Green Meeting Industry Council (GMIC) komt met een lijst van 76 duurzame maatregelen voor events en congressen. Handige voor iedere organisatoren van evenemetnen, om tijdens of rondom het evenement ook aan de duurzamheid te denken.

People:

1. Bewuster\keuzes maken.
2. Bewustmaken van personeel bij duurzaamheid.
3. Kennis delen over duurzaamheid: ‘kennis cloud’ aanleggen (internet of extern).
4. Kennis delen, kruisbestuiving, hoe restanten eten recyclen?
5. Kennis delen via branche organisaties.
6. Doelen stellen, meten, analyseren, verbeteren.
7. Personeel betrekken bij gestelde doelen.
8. Enquete tevredenheid en feedback onder personeel.
9. Kritisch zijn op leveranciers.
10. Locaties dwingen tot Green Thinking.
11. Vast opnemen in het voorstel evenals in de begroting.

Afval:

12. Zo weinig mogelijk verpakking inkopen.
13. Geen bloemen, maar (kunst)planten gebruiken.
14. Hergebruik materialen zoals keycords.
15. Voor Industry events, neem je eigen lanyard/congrestas mee.
16. Persoonlijke lanyard met leuke tekst of spreuk. Deze altijd zelf meenemen naar elk event.
17. Badges hergebruiken.
18. Geen badges meer!
19. Kritisch kijken naar wat er geprint gaat worden.
20. Sponsoring anders aanpakken (minder brochures uitdelen).
21. Ga digitaal! / Paperless.
22. Digitaal programmaboekje.
23. Office paper vermijden.
24. Event app.
25. Van te voren nadenken wat er met voedsel / restafval gebeurt.
26. Voedselafval composteren op locatie (voorbeeld wormenfarm Excel london).
27. Overgebleven voedsel naar voedselbank/zwervers.
28. Organisatoren tips geven hoe no show te verbeteren.
29. Hergebruik decors / stages.
30. Afval scheiding.
31. Gescheiden afval met duidelijke verwijzing.

Reizen:

32. Beter inzicht in effect in keten: hergebruik en transporteren of elke keer lokaal opnieuw; wat is nu duurzamer?
33. Events lokaal houden minder reizen.
34. Met Green Seats reizen.
35. Locatie nabij OV.
36. OV stimuleren door leuke acties: fiets speurtocht, gezellige bus met muziek & catering, foursquare challenge met treinstations.
37. Minder/kortere transfers.
38. Vraag hoe men naar het event komt.
39. Elektrische of hybride vervoer van naar locatie.
40. Shuttle bussen aanbieden ipv autos.
41. Milieuvriendelijke lease auto’s.
42. Carpool faciliteren via app of registratietraject.
43. Met alleen maar lokale leveranciers werken.
44. Conference calls.

Energie:

45. Duurzame locatie.
46. Locatie met Golden Key.
47. Kritisch bekijken hoe en welke AV wordt ingezet.
48. Meer draadloze technieken inzetten: bespaard op de kabels , vervoer , etc.
49. CO2 uitstoot compenseren.
50. Batterijen van microfoons hergebruiken.
51. Oplaadbare batterijen gebruiken in zenders.
52. Gebruik energie besparen de lampen zoals LED.
53. Zuinige techniek.
54. Warme truien dag.
55. Bewegingsmelders voor verlichting.
56. CO2 neutraal maken.

Food & Beverage:

57. Standaardiseren, denk hierbij aan standaard duurzame catering in voorstel opnemen.
58. Biologische producten.
59. Duurzame catering.
60. Lokale catering.
61. Vleesloos/vleesvrij catering.
62. Gerechten van het seizoen aanbieden.
63. Kraanwater ipv flessen.
64. Water fonteinen.
65. Meer live cooking / preparatie ter plekke.
66. Zelf doen! Zelf boontjes doppen, aardappelen schillen. Beperkt waste!
67. Geen voorschenk aan de bar.
68. Nabellen geregistreerden: check op komst.
69. Afname voedsel van lokale markten.

Activiteiten:

70. Charity golf toernooi.
71. Maak het fun om duurzaam te zijn (spelelement): wie zamelt het meeste afval in, fietsspeurtocht, carpool wedstrijd etc.
72. Steun van lokale goede doelen (bijv. vonk & laat ze maar lachen)

Profit:

73. Lokaal goed doel steunen.
74. Goed doel steunen.
75. Boete bij te laat afmelden.
76. Beloning bij goed gedrag.

Daklozen helpen in coronatijden, het vergt creativiteit: kledingmarkt op kerstavond in Baudelokapel

Utopia Events is sinds kort de nieuwe uitbater van de Baudelokapel, ook gekend als de Holy Foodmarket, aan de Ottogracht. Veel hebben ze nog niet kunnen doen met het gebouw, door de lockdown. Maar op kerstavond zetten ze toch de deuren open, voor de daklozen. “De voorbije twee jaar hebben we een kerstmaaltijd georganiseerd”, zegt Aristide Bandora. “Daar kwamen dan 50 mensen op af. Dit jaar kan dat niet, maar in samenwerking met Utopia kunnen we nu toch iets anders doen. We willen een soort kledingmarkt opstellen in de Baudelokapel, allemaal met geschonken kledij. De mensen die het nodig hebben — en die vinden we via de officiële instanties — kunnen dan langskomen, en uitkiezen wat ze nodig hebben. Een warme jas, degelijke schoenen, noem maar op. Door corona zal dat allemaal op afspraak en met tijdslots moeten gebeuren. We zullen de mensen ook begeleiden bij hun keuze, en op het einde krijgen ze ook nog een foodbox mee. Zo hebben ze minstens toch een lekkere maaltijd voor kerst.”

ProefGentSteunGent

Gilles De Backer van Utopia stelt de Baudelokapel ter beschikking, maar doet nog meer. “Wij verkopen online giftboxen, nu al. Dat is een idee van Charles Crehel, mijn beste vriend. In de giftbox zitten producten van lokale handelaars: Tierenteyn-mosterd, Callas Confituur, Gentse vuile talloren — koekjes dus — en Gentse neuzekes. Er zit ook een fles Augustijn Blond in. Dat bier werd vroeger gebrouwen door de paters in hun klooster in Gent, en dat was nodig, want het water in Gent was toen vaak zo vuil dat het gewoon veiliger was om bier te drinken. Ook nog in de box: een bon voor ’t Dreupelkot. Dat geeft niet alleen hoop, maar ook perspectief. Als de horeca eindelijk weer open mag, kunnen de mensen met deze bon naar Gent komen. En na een jenever bij Pol stappen ze ongetwijfeld ook nog andere winkels en cafés binnen. Onze handelaars kunnen er alleen maar deugd van hebben.”

* De Giftbox #ProefGentSteunGent is nu al online te koop, aan 35 euro. 5 euro per box gaat naar het benefiet van Aristide en Abstrkt voor de daklozen, de rest van het geld gaat naar andere Gentse goede doelen die kinderen in armoede steunen. Alle info en bestellen kan op www.proefgentsteun.gent.

Baudelokapel is nu evenementenlocatie van Utopia: “Terug één grote ruimte gemaakt van de kapel”

Het is een prachtige locatie, we zijn dan ook meer dan trots dat wij hier evenementen mogen organiseren”, aldus Frédéric en Gilles De Backer, vader en zoon, de namen achter Utopia Events. Onbekend zijn ze in Gent zeker niet, Gilles was vroeger vooral organisator van feestconcepten, onder meer in Art Cube en vroeger in Culture Club. Ook het culinaire gebeuren Dinner with the Queen met topchef Lieven Lootens is van hun hand. “Wat we eerst hebben gedaan, is de buurt gerust gesteld. Hier komen geen wilde feesten meer, geen geluidsoverlast, geen andere problemen. De voorbije jaren is dat op deze locatie wel anders geweest.”

“De Baudelokapel wordt nu een polyvalente evenementenlocaties. Beurzen, seminaries, alles kan hier, en het kan coronaproof. We hebben verschillende in- en uitgangen, we hebben looplijnen, er komt luchtverversing. De voorbije weken hebben we al enkele keren proefgedraaid, en dat loopt perfect.” De foodstandjes die bij de Holy Foodmarket waren ingewerkt in de zijbeuken zijn terug uitgebroken, ook de enorme toog die in de middenbeuk stond, is weg. Het gebouw geeft daardoor terug het imposante gevoel van een kerkgebouw. “Maar het is perfect mogelijk om hier terug te compartimenteren, mocht een klant dat willen”, klinkt het. Ook het aanpalende gebouw is overigens geannexeerd, ook daar zijn nog twee seminarieruimtes gemaakt, waar tot 45 mensen in kunnen.

Mozart

“Wat we echt willen doen, is deze kapel teruggeven aan het volk”, aldus Gilles. “Daarom gaan we de kapel verschillende keren per jaar verhuren aan sociaal-culturele verenigingen, aan speciale voorwaarden. Commercieel is dat niet, maar deze ruimte is zo mooi dat iedereen ervan moet kunnen genieten. Dit gebouw heeft een heel rijke geschiedenis. Het dateert van 1259 en deed toen dienst als refugehuis. Later heeft Mozart hier nog opgetreden, en dat is geen stadslegende. De pedalen waarop hij toen heeft gespeeld liggen hier nu nog boven in het torentje, maar daar kunnen we helaas niet bij.”

Blikvanger in de nieuwe Baudelokapel is een kunstwerk in mos, dat als altaarstuk aan de muur is bevestigd. Het is van de hand van Marieke Vos van MosMuur, die het eigenlijk had gemaakt voor de Floraliën in mei, maar die gingen niet door. “Dit werk beeldt het Lam Gods in mos uit”, zegt ze. “Het is dan ook geweldig dat het nu als altaarstuk in een Gentse kapel kan hangen. Waar het een definitieve plek krijgt, staat nog niet vast, maar voorlopig staat het hier alvast perfect. Hier zal het de aandacht krijgen die het verdient.”

Jarige Gilles trakteert Maria Middelares, het ziekenhuis waar hij als kind zelf vaak lag, op taartjes

Vandaag wordt Gilles De Backer 28, en feesten mag hij – zoals de rest van de wereld ongeveer – niet. Toch wil hij zijn verjaardag niet zomaar laten voorbij gaan. “Ik maak graag andere mensen gelukkig, en wie komt er dit jaar meer in aanmerking dan al die mensen die zich inzetten voor de Covid-19-bestrijding? En omdat ik als kind zelf vaak in het AZ Maria Middelares lag, trakteer ik dat ziekenhuis graag op 250 gezonde aspergetaartjes.”

Gilles kreeg als 8-jarige knaap te horen dat hij lijdt aan de ziekte van Werlhof, een ziekte waarbij de bloedplaatjes worden afgebroken door antistoffen die door het lichaam zelf zijn aangemaakt. “Het is een ziekte die zonder reden of gekende oorzaak opkomt en die ook weer verdwijnt” vertelt hij. “Ik moest om de twee tot drie weken een aantal dagen naar het ziekenhuis om de bloedplaatjes aan te vullen. Dat gebeurde dan op de afdeling pediatrie van het AZ Maria Middelares. Ik kwam er binnen als het 1.000ste patiëntje. Leuk was dat allemaal niet, maar ik ben er wel fantastisch goed verzorgd. De verpleegsters hebben ervoor gezorgd dat ik toch nog aangename herinneringen heb aan die periode. Na een jaar behandelen was alles relatief ok, maar ik heb daarna nog jarenlang niet mogen sporten, zelfs niet mee turnen of zwemmen op school. Het was dus ook gedaan met voetballen. Ik voetbalde voordien elke dag in de tuin met mijn grootvader, maar ik was ook keeper bij een club.”

 

Anderen gelukkig maken

Ik heb er later dan maar een sport van gemaakt om anderen gelukkig te maken. Ik ben in de wereld van de events gestapt met Utopia Events, om mensen leuke momenten te laten beleven. Ondertussen zit ik in de culinaire sector. Vanuit onze vzw Queen Bee vragen we het hele jaar door aandacht voor het belang van de bijen en het behoud van bio-diversiteit. Normaal gezien hebben we een culinair avontuur gepland van 18 juni tot 13 juli, Dinner with the Queen. We weten nog niet of dat kan doorgaan. We hopen van wel, in openlucht en met de nodige maatregelen…

In elk geval, mijn eigen verjaardag heb ik nooit leuk of belangrijk gevonden. Maar ik wil wel graag aandacht geven aan de mensen die mij 20 jaar geleden zo goed verzorgd hebben, en die zich nu keihard inzetten voor de Covid-19-patiënten. Ik wil hen een hart onder de riem te steken met van een gezond culinair hoogstandje van chef Lieven Lootens van ’t Aards Paradijs in Merendree, onze partner in het verhaal van Dinner with the Queen. We verwennen de zorgverleners graag met 250 heerlijke aspergetaartjes. Hopelijk bezorgen die hen wat extra energie om met goede moed verder te werken.” Aspergehoeve Lavrijsen uit Herk-De-Stad schonk de asperges, en zo kon Gilles taartjes naar het ziekenhuis brengen. Die werden daar uiteraard met plezier aangenomen.

Dinner With The Queen : “Een culinaire trip naar de natuur”

Lieven Lootens van restaurant ‘t Aards Paradijs in Merendree (Deinze) organiseert deze zomer, samen met het evenementenbureau Utopia Events, voor de derde keer Dinner With The Queen. Dat is een all-inconcept in de biologische pluktuin Purfruit in Oeselgem, waarbij gasten met een rondleiding en een vijfgangenmenu meer leren over bloemen, bijen en… lekker eten en drinken, natuurlijk.

De rit naar Purfruit, een groen eiland aan de Leie in het West-Vlaamse Oeselgem (Dentergem), dat aanschurkt tegen het Oost-Vlaamse Olsene (Zulte), alleen al is een beetje op vakantie gaan. Een kronkelend jaagpad voert je weg van alle stress en bij aankomst op het domein word je verwelkomd door gonzende bijen en fladderende vlinders. Na een Save The Queen Gin-cocktail en enkele hapjes krijg je eerst een rondleiding door de pluktuin van bioboer Bart Van Parijs, gevolgd door een interessante uitleg van imker Ronny De Vylder. Daarna nodigt chef Lieven Lootens iedereen uit in de open tent, waar hij je met de ondergaande zon en de weelderige tuin als decor laat proeven van nieuwe smaken en geuren.

Op ons servet liggen enkele bloemetjes te wachten. Die liggen er niet als decoratie, maar ze zijn wel degelijk om op te eten. De laatste bloem in het rijtje, de ‘sechuan button’, doet de mond tintelen en even vrezen we dat we de rest van de gerechten niet meer zullen smaken, maar een slokje bijpassende wijn of bier – al naargelang je eigen voorkeur – brengt onze licht verdoofde tong terug tot leven. Wat daarna volgt is een opeenvolging van smaakbommetjes die moeilijk in detail te omschrijven zijn, maar we doen een poging.

Het eerste gerechtje is een grote gamba die de tong streelt als een zilt zeebriesje, vergezeld van een pittige bloemensalade. Vervolgens komt een ‘mooie meid’ – een soort vis – met een zoete mousseline en als derde gerecht krijgen we een stukje bloemkool in houtskool, badend in een badje van onder andere sake en schapenmelk. Vooraleer we het vlees geserveerd krijgen, verrast Lieven de gasten met een vegetarisch boomstammetje, dat werd gegaard in walnotenfineerhout. Dit gehaktbroodje moet zeker niet onderdoen voor het varkensvlees, een botermals stuk patanegra bellota pluma met een krokant gelakt korstje.

De culinaire belevenis wordt afgesloten met een ijsje van lavendel en honing en vers geplukte bessen uit de fruithaard en een zoete bloementhee.

www.dinnerwiththequeen.be

Toerisme Oost-Vlaanderen moet noodgedwongen event annuleren, voorziene eten geschonken aan daklozen. “Kleine maar hartverwarmende bijdrage”

De coronamaatregelen die vorige vrijdag op televisie werden aangekondigd, bleken niet helemaal dezelfde te zijn als diegene die zaterdag werden gepubliceerd in het Koninklijk Besluit. Zo klonk het vrijdag nog dat binnenevenementen mochten, zaterdag bleek daar een beperking van 50 personen op te staan. En dus moest Toerisme Oost-Vlaanderen last-minute een even annuleren. De catering – die al was besteld – ging naar Huize Triest.

 

“Maandag had de jaarlijkse inspiratiedag voor de toeristische sector van Toerisme Oost-Vlaanderen moeten plaatsvinden in de Baudelokapel in Gent”, klinkt het. “Ruim 80 deelnemers hadden zich ingeschreven, maar door de onverwachts strengere richtlijnen voor de evenementensector, die dit weekend werden gecommuniceerd, zag Toerisme Oost-Vlaanderen zich genoodzaakt om de inspiratiedag te annuleren. Alle deelnemers werden dit weekend nog persoonlijk op de hoogte gebracht.”

In samenspraak met cateraar Delcor uit Lievegem en de locatie Baudelokapel van Utopia Events werd beslist om de bestelde maaltijden te doneren aan Huize Triest, een nachtopvang voor daklozen in Gent. Gedeputeerde en voorzitter van Toerisme Oost-Vlaanderen Leentje Grillaert betreurt de annulatie van de inspiratiedag, maar is tevreden dat op deze manier een duurzaam alternatief werd gevonden voor de bestelde catering. “Het doneren van onze catering leek ons het enige juiste om te doen. We hopen op deze manier een kleine maar hartverwarmende bijdrage te kunnen leveren aan hulpbehoevenden in onze provinciehoofdstad.”

Maandelijks Gentse concerten in Baudelokapel. “Eerste via livestream, hopelijk snel met publiek”

Live@Baudelo. Onder die naam zullen de komende maanden Gentse artiesten optreden in de Baudelokapel. Nils De Caster en Sara De Smedt bijten de spits af, nu zondag al. Omdat alles nog steeds gesloten is, zullen de eerste concerten – gratis – te volgen zijn via livestream. “Maar we hopen uiteraard zo snel mogelijk publiek te kunnen toelaten”, aldus Gilles De Backer.

Gilles De Backer en zijn vader Frédéric namen in oktober met hun zaak Utopia Events de Baudelokapel over, die al een tijdje leeg stond nadat de Holy Food Market over de kop ging. Een week nadat ze hun plannen voor het gebouw voorstelden, ging het land opnieuw in lockdown. “We beloofden dat we de kapel zouden teruggeven aan de Gentenaars, en daar willen we niet mee wachten”, zegt Gilles nu. “Het was de bedoeling om de kapel verschillende keren per jaar te verhuren aan sociaal-culturele verenigingen, aan speciale voorwaarden. Commercieel is dat niet, maar deze ruimte is zo mooi dat iedereen ervan moet kunnen genieten. En daarom starten we nu met de Live@Baudelo-concerten. Elke tweede zondag van de maand voorzien we zo’n concert.”

Gratis

Het programma voor de komende vijf maanden werd samen met Lie Records – vzw De Schone Lier, een koepel van Gentse artiesten, opgesteld. Nils De Caster en Sara De Smedt treden nu zondag op. Zij maakten in het coronajaar een nieuw album, ‘It Takes A Believer’. Dat zouden ze voorstellen aan het grote publiek, maar daar stak lockdown 2 een stokje voor. Nu zondag brengen ze alvast een voorproefje. “Dankzij de steun van ‘Flanders State of Art’ en de Baudelokapel kunnen we iedereen dit concert gratis aanbieden”, aldus De Caster. “Je hoeft enkel te registreren. We kijken er natuurlijk naar uit om snel voor een echt publiek te kunnen spelen maar zijn heel dankbaar dat we dit nu al live en coronaproof via een streaming kunnen brengen.”

Helemaal into Utopia Events?
Schrijf je in op onze nieuwsbrief
©2021 — Utopia Events

Ook een duurzaam event organiseren?

Bereken nu de CO2 uitstoot van je event