7 tips om een duurzaam evenement te organiseren

Verminder impact en vergroot positieve Invloed

Het organiseren van evenementen biedt een geweldige kans om klanten te binden, nieuwe producten te introduceren en de teamspirit binnen jouw bedrijf te versterken. Evenementen fungeren als het cement van onze samenleving, waar dialogen tot oplossingen leiden. Echter, de impact op onze planeet vraagt om bewuste keuzes die negatieve effecten verminderen en positieve effecten vergroten.

Duurzame keuzes voor een ecologisch en sociaal verantwoord event

1. Locatie

Kies een makkelijk bereikbare locatie met aandacht voor energiezuinigheid. Duurzame locaties herken je aan het Green-key label, wat garant staat voor naleving van strenge duurzaamheidseisen.

Een lijst van alle green-key locaties in België kan je hier vinden

Wij zijn alvast grote fan van De Elisabethzaal in Antwerpen & het Van der valk hotel in Gent voor hun doorgedreven duurzaamheidsvisie!

2. Mobiliteit

Stimuleer gebruik van openbaar vervoer en carpooling. Overweeg zelfs bussen voor personeel, verminderend niet alleen milieu-impact maar ook zorgend voor veilig vervoer na afloop. Voor mobiliteitsplanning kun je experts zoals Traject raadplegen.

3. Catering

Werk samen met lokale cateraars die seizoensgebonden producten gebruiken en een duurzaamheidsverhaal hebben. Kies voor fairtrade producten en betrek bedrijven zoals Kompaan, die samenwerken met anders getalenteerde mensen. Een 360° duurzame cateraar vermindert foodwaste en doneert ongebruikt voedsel volgens voedselagentschapsrichtlijnen. Eten dat niet kan weggegeven worden wordt gescheiden van het gewone afval en wordt verwerkt tot bio-massa.

4. Goodies

Overweeg functionele goodies met een circulair verhaal en vermijd “Made in China” producten. Let op: zelfs circulaire producten hebben uitstoot bij herwerking tot een nieuw product.

Ter voorbeeld op het OMConference mocht één partner Team sunday een gift meegeven, uiteraard waren kousen een goede keuze want iedereen heeft wel eens nood aan een nieuw paar! :)

 

5. Inclusiviteit

Zorg voor toegankelijke locaties en houd rekening met diverse dieetwensen (vegetarisch, halal, allergieën) om een inclusieve sfeer te creëren waar iedereen welkom is.

 

6. Diversiteit

Biedt een rijke en boeiende dialoog door een evenwichtige mix van sprekers met diverse nationaliteiten en geslachten.

Zorg ook voor een open personeelsbeleid bij alle leveranciers en partners zodat ook daar voldoende aandacht is voor diversiteit, uiteindelijk maken.

Effectieve communicatie voor duurzame resultaten

Een duurzaam evenement bereikt pas echt succes als de inspanningen en resultaten effectief worden gecommuniceerd. Moderne tools kunnen de impact berekenen en het ‘Give-back’ principe toepassen voor lokale initiatieven zoals behoud van biodiversiteit, boomplantacties en installatie van bio-massacentrales.

Dit verhaal passen we ook toe voor onze eigen concepten zoals Dinner with the Queen en zo komen we tot een mooie teruggifte waarbij we niet alleen de natuur ondersteunen maar ook lokale communities die er letterlijk en figuurlijk de vruchten van kunnen plukken.

7. Data & rapporteren over jouw duurzaam event

Een data event collector tool biedt niet alleen de mogelijkheid om de exacte impact van een evenement te berekenen, maar maakt ook transparante duurzaamheidsrapporten mogelijk. Het delen van deze rapporten met de buitenwereld en interne teams toont aan dat duurzaamheid niet slechts een interne kwestie is, maar een integraal onderdeel van elke stap, van inkoop bij toeleveranciers tot samenwerkingen met partners.

Conclusie

het organiseren van een duurzaam evenement vraagt om weloverwogen keuzes op alle fronten. Door bewust te handelen en transparant te communiceren, creëren bedrijven niet alleen een positieve impact tijdens evenementen maar stimuleren ze ook blijvende veranderingen voor een groenere toekomst.

Wil je graag in dialoog gaan over jouw volgend creatief en duurzaam event?

Een echte of een neppe kerstboom op jouw bedrijfskerstfeest?

Een bedrijfskerstfeest organiseren brengt vaak een prangende vraag met zich mee: “Gaan we voor een echte of nep kerstboom?” Het lijkt een eenvoudige keuze, maar er zijn een aantal zaken die jouw keuze kunnen beïnvloeden.

Meten is Weten: Grondige Overweging van Opties

Bij het maken van deze beslissing geldt absoluut het gezegde ‘meten is weten’. Een grondige afweging van de opties is essentieel voordat de knoop wordt doorgehakt. Soms lijken beide keuzes even aantrekkelijk.

De Ecologische voetafdruk van nepbomen

De productie, het transport en het complexe recyclageproces van nepbomen genereren aanzienlijke CO2-uitstoot. Studies tonen aan dat een nepboom ongeveer 13 jaar gebruikt zou moeten worden om qua CO2-uitstoot gelijk te staan aan een echte boom. Het verwerkingsproces van een verouderde nepboom is ook vaak niet natuurvriendelijk, in de meeste gevallen belanden deze op de brandstapel.

Realiteit van nepbomen: korte levensduur

De harde realiteit is dat de gemiddelde levensduur van een nepboom verrassend kort is: na zo’n 6 jaar schaft men al een nieuwe aan vanwege slijtage, verlangen naar een nieuw model, enzovoorts. Dit gegeven alleen al maakt de keuze voor een echte boom, vooral een die met wortel in een pot wordt verkocht en later in de tuin kan worden geplant, een logischere keuze.

De meest duurzame boom

De meest duurzame boom is en blijft een echte kerstboom indien je deze jaarlijks terug zou planten zo dicht mogelijk bij de plaats waar hij het jaar daarna opnieuw opgezet zal worden.

Ideaal dus als je nog een stukje grond vrij hebt op je bedrijventerrein waar je je medewerkers elke dag opnieuw kan herinneren aan dat leuke feestje waar ze opnieuw naar kunnen uitkijken!

Decoratie

Tegenwoordig is er al heel wat circulair/recycled decoratie materiaal te vinden in de gewone winkels die er net zo leuk uit zien als de traditionele. Kies hierbij ook voor niet breekbare ballen zo heb je er eindeloos plezier van en moet je niet ieder jaar de gesneuvelde ballen aanvullen.

Veiligheid!

  • Plaats de kerstboom ver genoeg van warmtebronnen en gebruik zeker geen brandende kaarsen dichtbij maar ga voor een leuk alternatief van valse kaarsen die er net echt uit zien.
  • Kies voor een kerstboom in pot zo blijft de boom vochtig en kan je hem ook effectief terugplanten achteraf, zo zal hij minder snel vatbaar zijn voor vuur.
  • Sommige eventlocaties zullen jou ook verplichten om de bomen brandvertragend te behandelen.
  • Last but not least, voorzie steeds gekeurde brandblustoestellen die aangeduid staan dichtbij plaatsen die brandgevoelig zijn dit geld niet alleen voor kerstbomen maar ook voor technische installaties en de cateringruimte. Bij kerstbomen gebruik je best een schuimblusser.

Webinar: Hoe organiseer ik een creatief & duurzaam evenement

We zijn as we speak, in een wereldwijde transitie waar we collectief met z’n allen inspanningen moeten leveren. Heel wat bedrijven staan voor duurzaamheidsuitdagingen, zowel op ecologisch vlak moeten we de krachten bundelen maar ook op gebied van inclusiviteit en diversiteit wordt er vanuit de maatschappij heel wat van de bedrijven verwacht.

Het zijn challenges waar we moeten aan beantwoorden en waar we aan moeten voldoen om competitief te blijven in zowel onze diensten en producten maar ook bij het aantrekken en behouden van medewerkers.

Sustainable events zijn dan ook een verlengende van sustainable marketing en zijn versterkend om een duurzaamheidsstrategie in de verf te zetten. Walk-the-talk, dat is wat je precies doet bij het organiseren van een duurzaam event. Toon de oprechtheid van jullie duurzaamheidsbeloftes en inspanningen.

In deze webinar maak je kennis met tips, tricks and hacks die je kan toepassen om jouw event in lightspeed om te toveren naar een duurzaam event.

✅ ESG & CSRD- duurzaamheidsrapportering waar ligt de link met events? 

✅ Hoe organiseer ik een creatief & duurzaam event?

✅ Case study : OM Conference 2023 & Arcadis familiedag

✅ Meten van duurzaamheidsinspanningen van een event en documenteren om te communiceren met alle stakeholders

Sprekers

Gilles De Backer – Founder & Creative mind at UTOPIA events

Sebastiaan De Block – The Ecological Entrepreneur

Bekijk het webinar via de
replay-link

OMconference behaalt als eerste marketingevent in België het CO2 neutrale label in samenwerking met Utopia Events. 

Op 26 september gooide het Elisabeth Center in Antwerpen haar deuren open voor de vierde editie van OMconference, een jaarlijkse hoogmis waarbij de marketing beslissingsnemer ondergedompeld wordt in een bad vol inspirerende sprekers. Dit jaar was duurzame marketing hét hot topic. En OMconference walks the talk. Onder de begeleiding van Utopia Events uit Gent, behaalt het marketingevent als eerste in België dat het CO2 neutrale label.

Wie is OMconference?

OMconference is een initiatief van digital marketing agency OMcollective uit Sint-Niklaas en 15 andere partners. Samen bundelen ze de krachten om hét event van het jaar op poten te zetten voor de marketing beslissingsnemer. Zonder partners, geen OMconference. Eén van de nieuwkomers was Utopia Events. Zij zijn een full-service evenementenbureau en expert in de totaalorganisatie van duurzame events die knallen. Dé ideale match en van onontbeerlijke meerwaarde voor de ‘Duurzame marketing’ editie van 2022.

Practice what you preach: Sustopia Label voor OMconference

OMconference wilde het duurzame verhaal niet enkel in het programma verwerken, maar ‘walks the talk’. Onder begeleiding van ‘The carbon-neutral event agency Utopia’, streefde OMconference ernaar zowel in de creatie, de aanloop naar als tijdens de eventdag, de CO2-uitstoot te vermijden of te beperken en waar mogelijk om zo klimaatneutraal mogelijk te zijn om zo het eerste CO2-neutraal marketingevent in België te worden. De uitstoot die niet kan vermeden worden, wordt gecompenseerd in een gecertificeerd klimaatproject in samenwerking met CO2logic

 

 

Een aantal concrete acties werden ondernomen tijdens OMconference:

  • De keuze van de locatie was cruciaal, de Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde van Antwerpen (KMDA) is een ‘Green key’ locatie. Een Green key-label is een internationaal keurmerk voor ecologische toeristische bedrijven.
  • De eventvenue van de KMDA, ligt op 100m van het Centraal Station in Antwerpen, wat de trein het perfecte transportmiddel maakt. Bovendien werkte Traject een mobiliteitsplan op maat uit voor de bezoekers.
  • Het cateringaanbod tijdens het event was 100% vegetarisch en 90% vegan.
  • Lancering van een app om een paperless event op poten te kunnen zetten. Er werden geen programmaboekjes gedrukt, een beperkte voorraad balpennen en blocnotes werd gerecycleerd van vorige edities.
  • Standen werden gebouwd met een modulair systeem en de wanden worden hergebruikt of gerecycleerd.

Een uitgebreid overzicht van de genomen acties: https://www.omconference.be/nieuws/omconference-co2-neutraal-marketingevent/
Hoe vertaalt zich dat in cijfers?

Tijdens OMconference 2021 werd ca. 42 ton CO2 uitgestoten. Met de genomen duurzame initiatieven in aanloop naar 26 september 2022 en tijdens het event, werd uiteindelijk 12 ton CO2 minder uitgestoten. De effectieve uitstoot van 30 ton CO2 wordt samen met C02logic gecompenseerd in het project Kenya Agroforestery.

 

Michel De Baer, CEO van OMcollective: “Holy shit! Het feit dat we nog steeds 30 ton CO2 hebben uitgestoten met alle genomen initiatieven, wil zeggen dat er nog heel veel werk aan de winkel is. De editie van 2022 is nog maar het begin. Voor de volgende editie gaan we er samen met Utopia Events opnieuw keihard voor om nog meer uitstoot te kunnen vermijden.

 

Meer info over het event: www.omconference.be

 

 

Circulaire beursstanden op het “Love Tomorrow Conference”

Voor het allereerste “Love Tomorrow Conference” klopten G-STIC & VITO bij ons aan voor een circulaire booth om SDG-projecten te presenteren die door hen werden ondersteund. Er was eveneens een open call waar nieuwe projecten zich konden aanmelden voor een nieuwe subsidie ronde alsook was er een cheque te winnen van 25.000€ voor projecten die gepitched werden op het VITO-podium. De cheque werd uitgereikt door Jan Jambon op het podium van het LTC.

Het Love Tomorrow Conference is het allereerste sustainability congres van Tomorrowland waar internationale sprekers kwamen inspireren rond meerdere themas. Voor het eerste event mochten ze 3.000 gelijkgestemden verwelkomen die van de wereld een betere plaats willen maken waar ecologie, economie & sociaal verantwoord ondernemen hand in hand gaan.

Zo hielden we dit event klimaatneutraal

CO2-reductie tijdens het evenement

  • De palletten die werden gebruikt hebben reeds een eerste leven gehad en krijgen een 3de na het event
  • Het mos van de mospanelen wordt ontgonnen op het moment van de afsterfcyclus en de inkomsten worden gebruikt voor de bescherming van het natuurgebied in Denemarken
  • Bijna alle partners die hebben bijgedragen aan het project komen uit een straal van 15km
  • Alle reststromen worden gerecycleerd of geupcycleerd

CO2-compensatie na het evenement

  • Uitstoot gecompenseerd i.s.m. CO2logic in Zambia AgroForestry Project

Utopia events gaat voor duurzame events

Utopia Events gaat voor honderd procent duurzaam. Niet alleen willen ze dat zélf zijn, ze willen dat ook voor de events die ze organiseren. Het is geen verplichting die ze hun klanten opleggen, wel een optie. “De CO2-uitstoot die er onvermijdelijk toch nog is, meten we en compenseren we met bijvoorbeeld bosaanplant”, zegt Gilles De Backer.

Stuur je eindejaarswensen digitaal en plant een boom!

Moet je nog in allerijl je kerstkaartje versturen?

Haast je dan vooral niet naar het postkantoor of de dichtsbijzijnde printshop!

Neem in de plaats even een kijkje op www.greenvelope.com

1. Maak een geanimeerd kaartje die uit een “echte” enveloppe springt met de naam van de geadresseerde en de verzender

 

2. De ontvanger kan jou een boodschap terug sturen ter bedanking

3. Per verzonden kaartje wordt er één boom geplant.

Ps : een volwassen boom voorziet dagelijkse zuurstof voor een 4 tal personen of neemt zo’n 21kg C02-uitstoot uit de lucht per jaar

 

4. Bedankt vanwege Greenvelope, UTOPIA & alle andere impact ondernemers om ook jouw boompje bij te dragen!